Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf leitwagen.de und im Zusammenhang mit der Software Leitwagen der Suppora GmbH.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Ein technisch notwendiges Cookie speichert nur Ihre Entscheidung im Einwilligungsbanner (Abschnitt 5, Borlabs Cookie).
• Es gibt keine Kommentare und keine eingebetteten Inhalte von Drittanbietern. Schriften und Bilder liegen auf unserem eigenen Server. Das Anfrageformular sendet Ihre Angaben nur per E-Mail an uns (Abschnitt 5).
• Beim Aufruf entstehen technisch notwendige Server-Protokolle bei unserem Hoster IONOS in Deutschland.
• Wenn Sie uns schreiben, anrufen oder das Anfrageformular nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.
• Die Software Leitwagen läuft auf den Servern unserer Kunden und übermittelt keine Daten an uns (Abschnitt 8).

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Suppora GmbH
Herrnsheimer Hauptstraße 1b
67550 Worms
Deutschland
Telefon: +49 6241 85 72 36 0
E-Mail: info@suppora.eu

3. Hosting

IONOS

Wir hosten diese Website bei IONOS. Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse, des Zeitpunkts des Aufrufs, der aufgerufenen Seite, der Verweisquelle sowie Browser und Betriebssystem. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS: ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung.

Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen und sicheren Darstellung unserer Website.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit IONOS geschlossen. Dieser stellt sicher, dass IONOS die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unserer Weisung und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

4. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur Datenübertragung

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gesetzliche Pflichten (z. B. Aufbewahrungspflichten) stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, unsere berechtigten Interessen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät richtet sich zusätzlich nach § 25 TDDDG.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit formlos widerrufen, zum Beispiel per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Suppora GmbH ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

5. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und Einwilligungsverwaltung (Borlabs Cookie)

Zur Verwaltung von Einwilligungen nutzen wir das WordPress-Plugin Borlabs Cookie der Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg, Deutschland. Das Plugin läuft vollständig auf unserem eigenen Server bei IONOS; beim Aufruf der Website werden dafür keine Daten an Borlabs oder andere Dritte übermittelt.

Wenn Sie im Banner eine Entscheidung treffen, speichert die Website diese im Cookie „borlabs-cookie“ auf Ihrem Endgerät, damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Das Cookie enthält Ihre Auswahl, eine Kennung, die Version der Einstellungen und das Ablaufdatum; es wird nach sechs Monaten gelöscht. Zusätzlich dokumentieren wir Ihre Entscheidung in unserer Datenbank, um nachweisen zu können, ob und in welchem Umfang eine Einwilligung vorliegt (Art. 7 Abs. 1 DSGVO): Kennung, Auswahl, Version der Einstellungen und Zeitpunkt. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Ihre Entscheidung können Sie jederzeit über den Link „Privatsphäre-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite ändern oder widerrufen; dort sehen Sie auch alle verwendeten Cookies.

Rechtsgrundlage für das Speichern der Entscheidung auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die Dokumentation Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Derzeit setzen wir keine Dienste ein, die Ihre Einwilligung erfordern. Weitere Cookies entstehen nur bei der Anmeldung im Verwaltungsbereich der Website durch unsere eigenen Redakteure; sie sind für die Anmeldung technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Keine Analyse, kein Tracking, keine Inhalte Dritter

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Tracking-, Werbe- oder Social-Media-Dienste ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein (keine Karten, Videos oder Schriften fremder Server). Die Schriften Inter und Source Serif 4 sind lokal auf unserem Server installiert; eine Verbindung zu Servern Dritter findet beim Laden der Seiten nicht statt.

Anfragen per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Kontaktdaten, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

E-Mails an info@leitwagen.de werden von IONOS an das Postfach der Suppora GmbH weitergeleitet.

Anfrageformular

Auf einzelnen Seiten können Sie uns über ein Formular eine Anfrage senden, zum Beispiel für eine Vorführung oder ein Pilotprojekt. Wir verarbeiten dabei Ihr Interesse, Ihren Namen, Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde, Ihre E-Mail-Adresse und – wenn Sie diese angeben – Telefonnummer, Rolle, Anzahl der Fahrer und Ihre Nachricht. Pflichtangaben sind Name, Unternehmen oder Behörde und E-Mail-Adresse.

Die Angaben werden nicht in der Datenbank der Website gespeichert. Unser Server bei IONOS sendet sie als E-Mail an ein Postfach der Suppora GmbH; von dort werden sie wie eine Anfrage per E-Mail behandelt (siehe oben) und gegebenenfalls in unser CRM übernommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Das Formular setzt keine Cookies und lädt nichts von Dritten.

Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen speichert die Website für höchstens eine Stunde einen Zähler, wie viele Anfragen von einem Anschluss eingegangen sind. Dafür wird Ihre IP-Adresse nicht im Klartext gespeichert, sondern nur ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Prüfwert (Hash). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Formulars.

Kommen Sie über eine Anzeige bei Google auf unsere Website, enthält die Adresse der Seite eine Klick-Kennung von Google Ads („gclid“). Nur wenn Sie im Formular das freiwillige Kästchen dazu ankreuzen, übernehmen wir diese Kennung in die E-Mail und übermitteln sie zusammen mit dem Zeitpunkt Ihrer Anfrage an Google („Import von Offline-Conversions“). So können wir feststellen, ob eine Anzeige zu einer Anfrage geführt hat. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Nachricht übermitteln wir nicht an Google. Ohne Ihr Häkchen wird die Kennung verworfen.

Empfänger ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei kann eine Übermittlung an die Google LLC in den USA nicht ausgeschlossen werden; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@leitwagen.de. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Kundenbeziehungsmanagement (EspoCRM)

Für unser Kundenbeziehungsmanagement nutzen wir die Software EspoCRM. EspoCRM wird von uns selbst auf unseren eigenen Servern bei IONOS in Deutschland betrieben; eine Übermittlung an den Hersteller der Software findet nicht statt. Ihre Anfragen und Kontaktdaten werden in unserem CRM gespeichert und zur Bearbeitung Ihres Anliegens sowie zur Pflege unserer Kunden- und Interessentenbeziehungen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Kundenkommunikation). Für den Serverbetrieb besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit IONOS.

KI-Telefonassistent

Wenn Sie unsere Telefonnummer anrufen, wird der Anruf ggf. zunächst von unserem KI-Telefonassistenten entgegengenommen. Der KI-Telefonassistent wird von der IONOS SE bereitgestellt und im Rahmen einer Auftragsverarbeitung auf europäischer Infrastruktur betrieben. Verarbeitet werden dabei insbesondere: Ihr gesprochenes Wort während des Gesprächs (Sprache-zu-Text), inhaltliche Themen und Anliegen Ihres Anrufs, Ihre Rufnummer (sofern übermittelt) sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten telefonischen Erreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei bewusst über den Assistenten geführten Interaktionen kann zusätzlich eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegen (Ansage/Hinweis zu Beginn des Gesprächs). Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Die Sprach- und Gesprächsdaten werden ausschließlich auf europäischer Infrastruktur verarbeitet; eine dauerhafte Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Qualitätssicherung oder aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

6. Schutz der Website

Diese Website läuft mit WordPress. Zum Schutz vor Angriffen und für die Suchmaschinen-Angaben setzen wir die folgenden Erweiterungen ein. Alle arbeiten auf unserem eigenen Server und übermitteln keine Daten der Besucher an ihre Hersteller.

Limit Login Attempts Reloaded

Die Erweiterung begrenzt fehlgeschlagene Anmeldeversuche im Verwaltungsbereich. Dazu speichert sie bei fehlgeschlagenen Anmeldungen die IP-Adresse, den verwendeten Benutzernamen und den Zeitpunkt und sperrt die IP-Adresse nach mehreren Fehlversuchen vorübergehend. Besucher, die sich nicht anmelden, sind nicht betroffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz der Website vor missbräuchlichen Zugriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Die Anmeldung unserer Redakteure im Verwaltungsbereich ist mit einem zweiten Faktor gesichert (Erweiterung „Two Factor“). Daten der Besucher werden dabei nicht verarbeitet.

Rank Math SEO

Mit Rank Math pflegen wir Seitentitel, Beschreibungen und Angaben für Suchmaschinen. Die Analysefunktionen der Erweiterung sind nicht verbunden; sie erfasst keine Daten der Besucher.

Sicherheitseinstellungen

Der Server weist Browser an, Inhalte nur von unserer eigenen Domain zu laden, und sendet weitere Sicherheitsangaben (u. a. Content Security Policy). Schnittstellen von WordPress, die für Besucher nicht benötigt werden, sind abgeschaltet oder eingeschränkt. Dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten verarbeitet.

7. Audio- und Videokonferenzen

Für Vorführungen, Workshops und Abstimmungen mit Kunden und Interessenten setzen wir unter anderem Online-Konferenz-Tools ein. Wenn Sie via Video- oder Audiokonferenz mit uns kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.

Microsoft Teams

Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Details zur Datenverarbeitung: Microsoft Datenschutz. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Online-Kommunikation). Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft. Nutzt Ihr Unternehmen ein eigenes Konferenzsystem, nehmen wir gern über dieses teil.

8. Die Software Leitwagen

Leitwagen ist Software der Suppora GmbH für die Planung von Chauffeurdiensten und Fahrbereitschaften. Unsere Kunden betreiben sie ausschließlich auf ihren eigenen Servern (On-Premise). Nachfolgend informieren wir darüber, welche Daten dabei bei uns verarbeitet werden – und welche nicht.

Betrieb der Software beim Kunden

Leitwagen läuft ausschließlich auf Servern des Kunden. Die Software übermittelt keine Fahrten, Fahrgäste, Fahrer, Fahrzeuge, Protokolle, Benutzerdaten und keine Nutzungsstatistiken an Suppora. Der Lizenzschlüssel wird ohne Verbindung zu unseren Servern geprüft. Die Daten der Planung – etwa Namen und Kürzel von Fahrgästen, Namen und Arbeitszeiten von Fahrern, Orte und Zeiten von Fahrten – verbleiben in der Datenbank auf dem Server des Kunden.

Verantwortlichkeit

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit Leitwagen ist allein der jeweilige Kunde verantwortlich. Suppora ist dabei weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter, weil wir keinen Zugriff auf diese Daten haben. Ausnahme ist der Support auf Anforderung des Kunden (siehe unten).

Optionale Verbindungen, die der Kunde einschaltet

Alle ausgehenden Verbindungen von Leitwagen sind optional, ab Werk aus und einzeln abschaltbar. Sie laufen direkt vom Server des Kunden zum jeweiligen Anbieter; Suppora erhält dabei keine Daten. Für die Verarbeitung beim Anbieter gilt der Vertrag zwischen dem Kunden und diesem Anbieter.

• Postfach und Anmeldung: das Fahrdienst-Postfach (z. B. Microsoft 365) und die Anmeldung über den Identitätsanbieter des Kunden (z. B. Entra ID).
• Push-Mitteilungen an die Fahrer-App: über den Apple Push Notification Service. Die Mitteilung enthält immer denselben Text ohne Inhalt der Fahrt; die App lädt die Daten anschließend über ihre eigene verschlüsselte Verbindung vom Server des Kunden.
• Verkehrslage und Fahrzeitprüfung (Zusatzmodul): Start, Ziel und Abfahrtszeit an Google Maps – keine Namen.
• Flugverfolgung (Zusatzmodul): Flugnummer und Datum an den Flugdatendienst, den der Kunde beauftragt.

Lizenzverwaltung

Für die Ausstellung und Verwaltung von Lizenzschlüsseln verarbeiten wir: Firmenname und Anschrift des Kunden, Name und E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners, die Bezeichnung der lizenzierten Installation sowie Stufe, Edition bzw. Zahl der Fahrer, Module, Laufzeit und Ausstellungsdatum. Der Lizenzschlüssel enthält den Firmennamen und die Bezeichnung der Installation, aber keine E-Mail-Adresse. Zu jeder Lizenz erstellen wir eine Lizenzbestätigung, die mit dem Lizenzschlüssel per E-Mail an den Ansprechpartner des Kunden geht. Den Versand protokollieren wir (Zeitpunkt, Empfänger), damit wir die Übergabe nachweisen können. Die Daten speichern wir in unserer selbst betriebenen Lizenz- und Kundenverwaltung auf Servern bei IONOS in Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Angebote und Bestellungen

Für Angebote und die Abwicklung von Bestellungen verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Name und Kontaktdaten der Ansprechpartner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung). Für die Aufbewahrung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO.

Einrichtung und Support

Bei der Einrichtung und im Support arbeiten wir mit der IT des Kunden zusammen, in der Regel per Bildschirmfreigabe. Einen Zugang zur Software erhalten wir nur auf Anforderung des Kunden: Er legt dafür ein zeitlich begrenztes Support-Konto an, das höchstens 72 Stunden gilt, keine Fahrten und Personendaten anzeigt und dessen Aktionen vollständig protokolliert werden. Erhalten wir dabei Zugriff auf Systeme oder personenbezogene Daten des Kunden, schließen wir vorher einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Fragen zum Datenschutz bei Leitwagen richten Sie an info@suppora.eu.

9. Speicherfristen

• Server-Protokolle beim Hoster: 7 Tage
• Sperrprotokolle fehlgeschlagener Anmeldungen im Verwaltungsbereich: 30 Tage
• Kontaktanfragen: nach Erledigung der Anfrage, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Anrufdaten und Gesprächszusammenfassungen (KI-Telefonassistent): 12 Monate, danach Löschung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Lizenzdaten (einschließlich Lizenzbestätigungen und Versandnachweisen): für die Dauer des Lizenzverhältnisses, danach 3 Jahre (Verjährungsfrist)
• Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen: 6 bzw. 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG)

Stand: Oktober 2026