01 · Eingang
Anfragen ohne Abtippen
- Kalendereinladung: Das Sekretariat lädt die Fahrdienst-Adresse zum Termin ein, und die Anfrage landet direkt in der Fahrdienst-Disposition. Das Postfach wird über SMTP oder Microsoft 365 angebunden.
- Buchungsformular mit Hin- und Rückfahrt, Wunschankunft und Mitreisenden.
- Anfrage als Text: Frei geschriebene Anfragen liest Leitwagen mit festen Regeln – ohne KI, nichts verlässt den Server.
- Absenderprüfung und kein Zugriff auf die Kalender der Fahrgäste.
02 · Planung
Fahrdienstplanung mit Etappen und Vorschlag
Jede Fahrt besteht aus Etappen – etwa Vorbereitung, Leerfahrt, Abholung, Fahrgastfahrt und Nachbereitung. Leitwagen plant sie mit echter Fahrzeit und schlägt Fahrer und Fahrzeug vor.
- Etappenvorlagen frei definierbar, mit eigenen Schritten wie „Waschanlage“ oder „Gepäck holen“; die Kategorie steuert Arbeitszeit und Kosten. Mitgeliefert: „Standard (fein)“ und „Kompakt“.
- Vorschlag nach Regeln: Wunschfahrer, Dienstplan, Arbeitszeit. Alternativen bei Konflikten, Partner wie Fremdfahrer oder Mietwagen nach Rang.
- Planprüfung bei jeder Änderung: Überschneidungen, Abwesenheiten, Fahrzeugverfügbarkeit, Arbeitszeit.
- Toleranzen: Kleine Verschiebungen bestätigter Fahrten innerhalb einer festgelegten Grenze bleiben bestätigt.
- Orte als Stammdaten und Abholort nach Tageszeit – morgens zu Hause, tagsüber im Büro.
Verbindlich wird eine Fahrt nur durch die Disposition – oder, wenn Sie das so einstellen, durch die Freigabe der Einsatzleitung. Danach geht eine Antwort über Ihr Mail-Relay an das Sekretariat, ohne Angaben zu Fahrer, Telefon, Kennzeichen oder Orten.
03 · Überblick
Die Fahrdienst-Disposition im Blick: Übersicht, Wochenplan, Statustafel
Die Übersicht ist die Startseite der Disposition: neue Anfragen, offene Fahrten, Änderungen, heutige Fahrten, Alarme sowie Flug- und Planhinweise. Sie aktualisiert sich selbst.
Dazu kommen Tag, Woche, Monat und Jahr, die Statustafel und die Fahrtenliste. Der Wochenplan zeigt Montag bis Sonntag auf einen Blick.
04 · Arbeitszeit
Das Arbeitszeitgesetz ist eingebaut
- Pausen nach § 4 ArbZG: 30 Minuten über 6 Stunden, 45 Minuten über 9 Stunden, Abschnitte ab 15 Minuten.
- Höchstens 10 Stunden Arbeit (§ 3) und 11 Stunden Ruhezeit (§ 5).
- Bruttomodell: von der ersten bis zur letzten Etappe, Wartezeit ist Arbeitszeit.
- Gerechnet je Arbeitstag, nicht je Kalendertag – späte Fahrten über Mitternacht werden richtig bewertet.
- Fehlt eine Pause, schlägt Leitwagen sie vor; ein Klick übernimmt sie.
Eine Verkürzung der Ruhezeit nach § 7 ArbZG ist derzeit nicht einstellbar. Maßgeblich für die Lohnabrechnung bleibt Ihre Zeiterfassung.
05 · Flug und Verkehr
Verspätungen sehen, bevor das Telefon klingelt
Beide Funktionen sind ab Werk aus. Sie brauchen einen eigenen Vertrag Ihres Unternehmens mit dem Anbieter und die Freigabe Ihrer IT.
- Flugverfolgung: Landet ein Flug später, schlägt Leitwagen die neue Abholzeit vor. Nach außen gehen nur Flugnummer und Datum.
- Verkehrslage: Fahrzeiten offener Fahrten werden mit aktueller Verkehrslage nachgerechnet.
- Stau-Hinweis: Der Fahrer sieht Verspätung und empfohlene Abfahrt sofort in der App, die Disposition in der Übersicht. Die Zeiten ändert weiterhin die Disposition.
06 · Ausfallsicherheit
Notfallplan für 48 Stunden
Fällt der Server aus, liegt der Plan der nächsten 48 Stunden schon druckbereit auf einer Netzwerkfreigabe – auf Wunsch verschlüsselt. Die Fahrer-App öffnet ihre Fahrten aus einem verschlüsselten Offline-Paket.
07 · Abrechnung
Kosten, Monatsabschluss, Auswertungen
- Jede erledigte Fahrt kennt ihre Kosten; Verrechnung auf Fahrgäste, Kostenstellen und Gesellschaften.
- Monatsabschluss mit Buchungsdatei für die Buchhaltung.
- Auswertungen: Auslastung, Arbeitszeit, Partner, Fahrten, Absagen.
- Mehrarbeitsbericht in Zuschlagsfenstern, mit den Feiertagen aller 16 Bundesländer, als PDF und CSV.
08 · Unterwegs
Disposition auf Tablet und Handy
Das Portal passt sich Tablet und Handy an und lässt sich als Web-App auf den Startbildschirm legen. Fahrtdaten werden auf dem Gerät nicht gespeichert.
09 · Anbindung und Rollen
Wer was sieht
| Rolle | Aufgabe und Sicht |
|---|---|
| Sekretariat | Eigene Anfragen – ohne Fahrer und Fahrzeuge |
| Disposition | Plant und bestätigt Fahrten |
| Einsatzleitung | Stammdaten, Regeln, Freigaben, Auswertungen |
| Administration | Betrieb und Benutzer – sieht keine Fahrten |
| Fahrer | Nur über die App, nur eigene Fahrten |
| Partner | Kein Zugang – werden angelegt und eingeplant |
Anbindung: Fahrdienst-Postfach über SMTP oder Microsoft 365, Antworten über Ihr Mail-Relay, Single Sign-on über OpenID Connect (z. B. Entra ID) mit Rollenzuordnung, Protokollkopie an Ihr SIEM.
10 · Grenzen
Was Leitwagen bewusst nicht tut
- Fahrten automatisch bestätigen
- Fahrer live orten
- Partnern einen Zugang geben
- Auf die Kalender der Fahrgäste zugreifen
Lizenziert wird die Grundlizenz „Leitwagen Start“. Flugverfolgung und Verkehrslage („Verkehr & Flug“) sowie Kostenverrechnung, Monatsabschluss, Mehrarbeitsbericht und Gesamtauswertung („Auswertung & Abrechnung“) sind Zusatzmodule. Konditionen nennen wir Ihnen im Gespräch.
Weiter zu Sicherheit für Ihre IT und zur Fahrer-App.
Funktionen im eigenen Fahrdienst erproben
Im Pilotprojekt arbeiten Ihre Disposition, Ihre Sekretariate und bis zu fünf Fahrer mit Leitwagen – auf Ihrem Server.